Die PROGRANTA Standardversion

Die Standardversion beinhaltet die komplette Datenverwaltung von der Antragstellung über die Prüfung bis zur Bewilligung bzw. dem Vertragsschluss. Darüber hinaus hat PROGRANTA alle Funktionen, die für ein unkompliziertes Vertrags- und Dokumentenmanagement notwendig sind.

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Basislizenz PROGRANTA beinhaltet:

Online-Antragstellung

Die Eingabemaske ist für die Antragstellenden als frei zu definierendes barrierefreies Online-Formular (optional auf Wunsch auch im Corporate Design des Auftraggebers) zu nutzen mit verschiedenen Datenfeld-Typen wie Text, Zahlen (inklusive Währungen bzw. Einheiten), Datum, Formeln, Check Boxen, Datei-Upload-Funktion etc.

Online-Administration- und Vorgangsbearbeitung

Eine Bearbeitungsmaske für die administrativen Anwender (Sachbearbeitende, Gremienmitglieder etc.) als interne Verwaltungsansicht.

Diese bietet Ihnen eine komplette, gut strukturierte Ansicht aller Projekte, den Bearbeitungsstatus, Aufgaben und hält alle benötigten Tools und Funktionen übersichtlich zur Bearbeitung bereit. Wie auch die gleichzeitige Bearbeitung eines Vorgangs von mehreren Sachbearbeitenden.

Einzel-Antragsverwaltung

Antragstellende können beliebig viele unabhängig voneinander anzulegende Anträge stellen, die auch parallel bearbeitet werden können. Es können beliebig viele Antragsteller gleichzeitig auf ihre Anträge zugreifen.

Prozess-Management

Das integrierte Prozess-Management steuert den gesamten Bearbeitungs- und Verwaltungsprozess durch frei definierbaren Status mit mehrstufigen Bearbeitungsschritten. Auch der Abruf automatisierter Arbeitsschritte und Steuerung der Zugriffsrechte kann in PROGRANTA hinterlegt und initiiert werden.

Rollen und Zugriffsrechte

Umfangreiches Ansichts- und Zugriffsmanagement für beliebig viele Gruppen administrativer Anwender. Nutzer können verschiedener Gruppen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten je Gruppe zugeordnet werden.

Passwort-Management

Automatisches und datengeschütztes Passwort-Management für alle Anwendergruppen.

Datenfeldbasierte Volltextsuche

Alle Datenbankfelder können separat nach Inhalten und Werten, in allen im System gespeicherten Datensätzen durchsucht werden.

Clipboard

Eine Zwischenablage zur Speicherung von Suchergebnissen, die hier als gespeicherte Liste während der weiteren Bearbeitung verfügbar bleibt. Darüber hinaus ist optional auch der direkte Abruf von vordefinierten Kurzstatistiken möglich.

Druck-Generierung

Generierung druckoptimierter Dokumente optional im Corporate Design des Auftraggebers: E-Mails, Anschreiben, Bescheide, Listen, Informationsblätter und vieles mehr.

Views und Reporte

Neben einfachen Dokumenten können Sie auch komplexe Statistik-Übersichten und Controlling-Listen mit Inhalten aus mehreren Anträgen generieren.

Ebenso ist die Dokumentation ganzer Bearbeitungsrunden direkt aus der Datenbank möglich – als einheitliches Dokument als CSV-/Excel-Datei, Textdokument in MS-Word, PDF oder auch PDF/A.

Druck Generierungs-Optionen

Dokumente zu einem Vorgang können automatisch mit Inhalten aus der Datenbank ergänzt werden. Da alle Daten konsequent zu jedem Bearbeitungszeitpunkt in der Datenbank abgelegt sind, kann auf Knopfdruck z. B. der vollständige Antrags- bzw. Vertragsinhalt generiert werden.

Dies gilt ebenfalls für Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, Berichte und weitere benötigte Dokumente für die Sachbearbeitenden wie z. B. Bescheide, Anschreiben oder interne Arbeitsblätter. Dokumente können auf Wunsch auch erst zu festgelegten Prozessschritten freigegeben werden.

Bei postalisch einzusendenden Unterlagen haben Sie die Rechtssicherheit, dass die eingesendeten Unterlagen mit den in der Datenbank eingetragenen Inhalten 100 % übereinstimmen. Inklusive der verbindlichen E-Signatur.

Historie-Log

Das Modul erlaubt eine lückenlose Dokumentation zu jedem einzelnen Datensatz. Auf einen Klick erscheint die Historie zum ausgewählten Datensatz.

Diese Funktion dokumentiert detailliert nachvollziehbar alle Änderungen in jedem Bearbeitungsschritt wie z. B. Datenspeicherungen, E-Mail-Verkehr, Statusänderungen, Notizen, Termine, Jury-Votings inkl. Timestamp und Name der Bearbeitenden.

Strukturierte Ablage von hochgeladenen Dokumenten

Alle in das PROGRANTA-System geladenen Dokumente sind vorgangsbezogen verfügbar.

Darüber hinaus vergibt das System automatisch eine Dateibezeichnung mit Timestamp, die eine eindeutige Identifizierung der Datei zum Vorgang und Datenfeld ermöglicht.

So liegen alle hochgeladenen Dokumente in einer strukturierten Form vor und können auch “außerhalb des Systems” sofort einem Vorgang zugeordnet werden.

Voreingestellte System- und Info-Texte inkl. Log-in- und Startseite

Die Basiskonfiguration enthält bereits die wichtigsten Informationen und Anleitungen, welche den Anwendern bei der Anmeldung und dem Log-in unterstützen und durch den Bearbeitungsprozess führen. Optional sind auch individuelle Infotexte möglich.

Online-Hilfe

Ein Benutzerhandbuch wird in PROGRANTA durch eine stets aktuelle Online-Hilfe ersetzt.

Neben der übergeordneten Hilfefunktion können zu jedem Datenfeld weitere Hinweise hinterlegt werden, als Unterzeile oder ergänzender Mousover-Text.

Wichtige Informationen oder Dateien können zudem je Bereich oder Projektstatus angezeigt werden (z. B. Hinweise für den Mittelabruf erst nach Bewilligung).

Die Hilfe ist immer verfügbar und auf dem aktuellsten Stand.

PROGRANTA bietet drei Ebenen von Hilfetexten:

inhaltliche Hilfetexte für externe Anwender
inhaltliche Hilfetexte für interne Anwender, z. B. Sachbearbeiter
funktionale Hilfetexte für alle Anwendergruppen

Barrierefreiheit

PROGRANTA ist in allen Bereichen komplett barrierefrei gemäß BITV 2.0 Vorgaben und funktioniert unabhängig von speziellen Technologien (wie Java, JavaScript, Flash, etc.).

Es werden keine Programme oder ausführbare Dateien auf den Computern der Anwender, Antragsstellenden oder Nutzergruppen installiert. Bestimmte, den Nutzerkomfort erhöhende Funktionalitäten (z. B. Kalender-Widget zur bequemen, formatgerechten Eingabe vom Datum), sind für alle Nutzer verfügbar, die keine BITV-Einschränkung haben.

Für Nutzer mit BITV-Einschränkung sind entsprechend BITV-konforme alternative, formatgerechte Eingabemöglichkeiten enthalten. Eine Text-to-Speech-Funktion ist in der Regel bei den aktuellen Apple/MacOS- und Windows-Betriebssystemen enthalten und muss lediglich vom Benutzer aktiviert sein.

Mobile Nutzung

PROGRANTA ist über mobile Geräte, wie zum Beispiel Tablet, iPad oder ein Smartphone bedienbar.

Die Arbeitsfläche lässt sich zudem von den administrativen Anwendern (Sachbearbeitern, Ausschussmitgliedern etc.) während der Nutzung jederzeit an die jeweilige Bildschirm- bzw. Browserfenstergröße anpassen.

Virenschutz und Wortprüfung

Der integrierte Virenscanner überprüft jede hochgeladene Datei auf Viren und sonstige Schadsoftware, verweigert das Hochladen von infizierten Dateien und gibt dem Anwender ein entsprechendes Feedback.

Die Sensibilität des Systems kann auf Wunsch so weit eingestellt werden, dass z. B. unerwünschte Wörter/Phrasen erkannt, nicht übernommen oder sogar durch entschärfte Begriffe ersetzt werden.

Vorbereitet für Anpassungen und Erweiterungen

Das Antragsverwaltungs-, Vertrags- und Dokumentenmanagementsystem ist hochflexibel und modular aufgebaut.

Dies ermöglicht jederzeit individuelle Erweiterungen, schnelle Änderungen und bedarfsgerechte Anpassungen. Risikolos und vergleichsweise zu anderen Großsystemen mit sehr geringen Aufwand.

Die qualitätsgeprüften Module können jederzeit nachträglich freigeschaltet werden. Zum Beispiel wenn sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern oder weitere Verwaltungsschritte zu einem späteren Zeitpunkt implementiert werden sollen.

PROGRANTA garantiert seinen Kunden eine hohe Investitionssicherheit und Nachhaltigkeit. Sämtliche Einstellungen und Konfigurationen können jederzeit, auch im laufenden Betrieb, geändert bzw. erweitert werden.

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